事務局系部門のスタッフ会議でした。

講師への依頼文の発行とか、協会の賛助会員さんへの資料発送とか、広告の応募状況の確認とか、各種問合せへの対応とか、色んなことを山盛りで話し合ってきましたよー。

終わったのは 2130頃。

私が今月参加している学会関連の打ち合わせは4回目、メールはおそらく500通越えてるね。いまの時期でこれだからなあ、大変です。

頑張るよー

運営部長

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準備はずっと前からしていましたが、学会に参加していただく皆様にとってのスタートとなります、演題受付が昨日スタートしました。  

この演題受付システム は協会が運営しているので、現時点ではどのような状況かは把握していませんが、多くの方のご応募をお待ちしています。

同時に広告関連の申し込み受付も、無事スタートできました。

演題関連の部署も広告や機器展示関連の部署も、とりあえずほっとしています。

運営部長

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昨日は一日家にこもって事務処理していました。

嫁さんは午後から仕事で不在。本当なら１年生の次女のお相手でお出かけしないといけないのですが、なんと次女のお友達２人が我が家に遊びに来てくれたのです。

おかげでリビングでりかちゃん人形遊びとか人生ゲームとかで遊んでいる横でPCに向かってひたすら学会関係の事務仕事をしていました。

「いっちゃん」と「ほのちゃん」ありがとうね。

おかげで大変はかどりました。

運営部長

学会とは関係ありませんが、大阪府作業療法士会の広報活動のご紹介。

大阪は鶴見にあるイオンモールで作業療法の啓発活動しています。
風船配ったり、ポケットティッシュ配ったりしながら作業療法の広報活動です。

その様子がこちら


風船持っているのは私の娘です。今日は嫁さんもお姉ちゃんも出かけているので私とお留守番しているのでちょっとのぞきに行ってきました。
実はここ自転車で15分くらいの場所で、ときどき買い物にも行っているところなんです。
本当なら私もスタッフとして参加すべきなんですが、子守なのでブログにアップすることしかできません。

学会だけでなくこんなこともやっています。

運営部長

学会運営ってお金がかかるんですよ！
一番大きな支出は何かわかりますか？

会場の借用費用ですね！

年々学会の参加人数は増えているようです。このままだと地方都市での開催は難しくなるんじゃないかな。大阪学会では４０００人～５０００人の参加を目標にしています。そんなにたくさん収容できることのできる会場があちこちにあるのかどうか？

現在学会での支出規模は○千万円という単位です。億単位にはなっていませんが、数年後にはそうなるかもね。

おねがい、みんな大阪に来てね。
赤字になったら困ります。といっても私の財布から出すわけではありませんが。
頼むからみんな来てね。お願い！

運営部長

月曜  府士会の会議
水曜  学会の三役会
木曜  学会の実行委員会
金曜  学会の広報部門と事務局の合同会議

今週はいろんな打ち合わせが目白押し。すべての会議に出てはるのは、事務局長のSさん。
倒れないようにしてねSさん。

運営部長

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今日は学会長、副学会長、事務局長、そして私運営部長で学会3役会です。

会議は19時開始です。
今何しているのかというと、子守しています。月曜日から熱発している次女に付き添っています。今朝から熱はないのですが、念のため今日一日休ませて明日から学校に行かせます。元気になったのでお気楽な付添いです。
夕方には嫁さんが帰宅するので交代して会議に行きます。

学会スタッフといえどもプライベートも抱えているんですよ。

運営部長

学会の中心メンバーであるスタッフは結構若いんですよ。

学会事務局長は３０代です。
学会の打ち合わせ会議を仕切ったり、打ち合わせ会場の調整や議事録などの作成、名刺などの作成業務などもパパッとこなしています。

学会当日の運営を仕切る私運営部長は４４歳。
運営部門でリーダーとして頑張ってくれる予定のスタッフは２０代～３０代が中心です。

学会長とか副学会長とかは大阪の重鎮が務めていますが、実働部隊は結構若い人ががんばっているんですよ。
意外ですか？それとも妥当ですか？
私的には若いスタッフががんばっているのは妥当だと思っています。

運営部長643

参加する方にとっては、演題申し込みとか、参加申し込みとか、当日とかが楽しかったり忙しかったりするわけですが部門よっては「いま」忙しい部門があります。

プログラムの企画を担当している部門と、機関誌関連部門、機器展示関連などの部門。

あらかじめ広報や宣伝・募集しなければならない部門は今が大忙しなんですよねえ。
プログラムの案内や演題募集要綱を作成して皆様にお届けするにはかなり以前からの原稿作成が必要なんです。
また、機器展示や広告関係の募集等は関連企業さんへの案内配布等が必要で、担当部門は原稿作成に追われています。

プログラム関連などの情報は協会発行の機関誌やニュースに随時掲載予定ですので楽しみにお待ちください。

運営部長

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スタッフが多いので希望日を調整して下見は２回実施予定です。次は来月の１０日。

昨日の感想は冷房が稼働していない空っぽの館内が暑かったってことかな。１階は涼しいんですけど、ほかは暑かった。

さて、見学の中身ですが、ほぼすべてのフロアーを見学。会場の広さは十分あると思います。ただ、人の動きを考えると発表会場以外の部分「廊下」とか各階のウロウロできるスペースが少し狭いように感じました。ここの導線をどう工夫するかが参加者に快適に過ごしていただけるかどうかが決まるように思います。

メインホールは良かったですよ。あそこで発表してみたいって思いました。
学会初日に誰も入っていないメインホールで「マイクテスト」したら気分がいいだろうってことをスタッフと話していました。
誰がマイクテストするのかな？

まあ、私は本部張り付きなのでなかなかメインホールには行けないと思いますが。

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運営部長