６月が徐々に近づくにつれて、会議回数も増えております。昨日は口演発表会場チームの打ち合わせ。

各会場のチーフ、それを統括するフロアのチーフ、さらにそれを統括してくれる私の右腕である先輩のKさんを中心に打ち合わせ。昨日の会議は白熱してたね、主として演者の受付から発表までの手順の確認と修正なんですが、盛り上がっていました。

私は久しぶりに頭が回っておらず、会議はお任せしてところどころ口を挟んでいる程度。いやあ、頭回ってない。あんなに回転していない頭で会議に出るのは珍しい。たぶん、ここんとこ入ってくる情報量が多いのと処理することが多いので頭がオーバーフローしてるんでしょう。情報を処理するのに少し噛み砕いて考えないと頭に入ってこないタイプなので、ここ数日少しオーバーフロー気味。ちょっと疲れてるんでしょうね。

まあ会議は私がいなくても回るので、皆さんいい意味で勝手にやってくれていますので安心。特に先輩のKさん頼りにしています。いつも私の愚痴を聞いてくれる１０階フロアのチーフSさんにも感謝しています。毎月宴会企画してくれていりK＆Yのダンスチーム、おかげでいいチームになってきました。すでに何回飲んでいるのかもわからないです。

来月以降はもっと忙しくなるので、私のことはそっとしておいて、皆さんでがんばってください。

運営 部長

昨日から学会の事前参加登録の受付が開始されましたが、登録がエラーになるとの問い合わせが相次いでおります。

事前参加登録については、会員登録の確認や会費の入金確認が必要となるために、学会事務局ではなくOT協会がその作業を行っております。その為、事前参加登録のお問い合わせにつきましては、学会事務局では対応できません。

事前参加登録のエラーについては、OT協会にお問い合わせください

エラーになる原因として推測されるものはいくつかあります。

ひとつは、2013年度の会費の未納。
また、会費の入金日が最近であった場合は協会事務局がその入金をまだ確認できていないことも考えられます。その為、未納との判断がなされている場合があります。

氏名入力においては漢字の間違い等もエラーとなります。

レセプションは申し込めるが事前参加登録は、エラーになるとの連絡もございます。

レセプションについては協会管理ではなく学会事務局が管理しており、全く別のシステムです。レセプションは、会員でなくてもご参加いただけますので、協会会員の登録の確認等は行っておりません。その為、レセプションの登録は、エラーにならないのです。

OTの皆様にとっては、管理を一括してほしいとのご意見もあるかとはございますが今年度につきましてはこのようなシステムにて運営しております、ご容赦ください。

学会の事前参加登録のお問い合わせにつきましてはOT協会のホームページからOT協会事務局にお願いいたします。

レセプションのお問い合わせにつきましては、学会ホームページから学会事務局にお願いいたします。

運営部長

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昨日は表題の打ち合わせ会議。

学会のメインホール、受付、クローク等皆さんが学会参加の時に、必ず通る場所が5階なんですよ。

受付手順、クローク対応、落とし物や忘れ物対応、来賓や座長等の受付、お金の管理、など学会の顔的な役割を担当します。

昨日の会議の前に一山登ってきたと言う山男、K運営部門副部長がここを仕切ります。
そのKさんの仕切りで、女性スタッフのHさんとYさんが受付担当、クロークはIさんが担当します。
五階は協会関係者や、財務担当など事務局も設置予定なので、常時100名近いスタッフがここに配置されています。
その半数ほどはHさんとYさんがそれぞれ勤務している養成校の学生に協力していただきます。

現在、府下の6校の養成校が学会運営に協力していただける体制をとっています。

皆さんの参加費などは屈強な男性スタッフがお守りします。柔道三段ってスタッフがいるらしい、、、

さあ、10日からは事前参加登録受付開始です。皆さんどんどん申し込んでやー。

運営部長

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昨日はタイトルの会議でした。 主要なスタッフ12名程での会議。

プログラムの骨子や演題の会場割りがほぼ決定してきましたので、この辺りから会場運営に関する本格的な作業が開始となります。

それぞれの担当会場、役割ごとにマニュアル作成を行います。また、スタッフ不足に備えて、府下の養成校にも学生の協力を呼び掛けています。

来月末くらいからは、スタッフエントリーの受付を開始することも決まりました。

とにもかくにも、スタッフ集めが私の役割なんです。 会場運営の主要なスタッフは、ここ数年の間に私とご縁があった作業療法士のかたにお願いしています。私のめんどうくさいキャラクターを理解してはる方ばかりなので、やりやすいと思います。

マニュアル作成とスタッフ集めが当面の課題です。

頑張るよー

運営部長

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全国学会運営のためにいろんな部門に分かれて準備をしています。

ブログ主担当の私は運営部門の部長をしています。

運営部の仕事を大雑把にいうと「当日の運営を仕切る」ことにあります。
今年の宮崎学会ではOTRとOT学生を合わせて　のべ500人程度が運営に携わっていると聞いています。

大阪では宮崎とは異なり会場が１階～１２階まであるんです。メインとなるのは３・５・１０・１２階となります。そうなるとスタッフも各階に配置する必要があり５００人を超えるスタッフが必要になるのではないかとただ今大阪の多くの作業療法士に声をかけつつ、大阪の養成校への依頼準備をしているところです。

想定で約５０００人の来場を設定しています。そのおもてなしをさせていただくのが運営部門。皆様が気分よく学会にご参加していただけるように、しっかり準備していきます。

運営部長

2012年8月9日の学会実行委員会にてブログの運用が正式承認されました。
近日中に学会公式ホームページにリンク用バナーを設置していただける予定です。
一安心です。

運営部長

実行委員会の承認のための、閲覧をしてもらうためにブログをオープンにしていますが、本日現在では仮運用です。

正式公開まで、質問などへの回答は行いません。

運営部長

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第47回日本作業療法学会のスタッフが学会の準備・運営に関する記事を投稿するブログです。来年の大阪の学会が出来上がっていく様子をお楽しみください

運営部長