合計三回開催予定のスタッフ説明会。学会は350名の作業療法士スタッフと200名の学生スタッフで運営します。
作業療法士スタッフへの説明会は、勤務事情を考慮して三回開催して都合のよい日に参加してもらう予定。昨日はその１回目、100名近い参加がありました。
全体説明と部門ごとの説明が合わせて一時間半かけて行われました。
各部門のチーフが自分たちのチームのスタッフにあらかじめ連絡をとって、集合時間や役割は伝えてくれているので、昨日の説明会もスムーズに進行できました。各チーフに感謝です。
学会長も激励に来てくれました。
だんだんヒートアップしてきている大阪とチームやまだです。
運営部長やまだ
1日は機器展示を中心に、ポスター担当スタッフを交えての３階チーム会議。
機器展示チームは元は同じ職場で働いていた先輩後輩の間柄というF機器展示委員長と、F副委員長のF・Fコンビが担当しています。
このコンビ、チームのスタッフとともにあちこちに連絡をとって、ナント機器展示ブースのすべてに業者が入ることが決定。参加者の方はあまりご存じないと思いますが、機器展示ブースは有料出展なんですよ。だから学会の収入源として大変重要なんです。それを見事すべてを埋め尽くしたのです。
すごいF・Fコンビえらい♪
この３階エリアでは、お楽しみスタンプラリーも開催予定です。演題聴くだけではなく、是非とも機器展示ブースにもお越しください。
運営部長
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６月が徐々に近づくにつれて、会議回数も増えております。昨日は口演発表会場チームの打ち合わせ。
各会場のチーフ、それを統括するフロアのチーフ、さらにそれを統括してくれる私の右腕である先輩のKさんを中心に打ち合わせ。昨日の会議は白熱してたね、主として演者の受付から発表までの手順の確認と修正なんですが、盛り上がっていました。
私は久しぶりに頭が回っておらず、会議はお任せしてところどころ口を挟んでいる程度。いやあ、頭回ってない。あんなに回転していない頭で会議に出るのは珍しい。たぶん、ここんとこ入ってくる情報量が多いのと処理することが多いので頭がオーバーフローしてるんでしょう。情報を処理するのに少し噛み砕いて考えないと頭に入ってこないタイプなので、ここ数日少しオーバーフロー気味。ちょっと疲れてるんでしょうね。
まあ会議は私がいなくても回るので、皆さんいい意味で勝手にやってくれていますので安心。特に先輩のKさん頼りにしています。いつも私の愚痴を聞いてくれる１０階フロアのチーフSさんにも感謝しています。毎月宴会企画してくれていりK＆Yのダンスチーム、おかげでいいチームになってきました。すでに何回飲んでいるのかもわからないです。
来月以降はもっと忙しくなるので、私のことはそっとしておいて、皆さんでがんばってください。
運営 部長
大阪では今学会の当日の運営に関わるスタッフを公募している。当日の主要なスタッフは約20名くらい。この20名が学会の当日運営の全てを担っている。
私は今年で45才。そして20名のスタッフは私よりも若いスタッフばかり。その私よりも若いスタッフが、あちこちに働きかけて当日運営スタッフの公募に協力してくれている。
20名の主要スタッフは各セクションのチーフを務める。その下で動くスタッフはチーフが選んで公募してもらう。それ以外に、声をかけられていなくても公募に応募してくれている作業療法士がいる。大変うれしい。
私はこの学会で実人数として300名以上の 作業療法士スタッフの協力を目標としている。この300名が核になって次世代の大阪の作業療法を展開できればいいなあって思っている。
過去の学会の運営状況は把握していないが、学会の幹部スタッフもかなり若いと思う。
学会のプログラム集に掲載されているスタッフでわたしよりもベテランなのは、半分もいないと思う。
スタッフ集めは私の主要業務なので、意識的に若いスタッフを選んでいる。これからの、大阪を盛り上げていきたいから『これから』の作業療法士を集めています。
これが成功するのかどうかちょっとワクワクしている。学会で参加者の皆さんがお会いする若いスタッフを見て『頑張ってるなあ』と、思っていただければこれからの大阪は盛り上がるってことです。
さあ、学会に参加して大阪の底力をご覧ください。事前参加登録はもう始まっています♪
運営部長
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昨年度の宮崎学会には多くの大阪スタッフが参加し、学会運営について学んだ。宮崎の担当スタッフと大阪スタッフ間で情報交換させていただいた。
そんな宮崎のスタッフの方が、レセプションに申し込まれたので、お礼のメールを出したらすぐに返事がきた。
レセプションに一番に申し込もうと待ち構えておられて、初日にお申し込みくださいました。 メールの最後にこんな言葉が添えられていました。ちょっとグッときました。
『4月になりいよいよですね。 準備も目まぐるしく日々動かれているここと思いま す。最後は府士会員を信じるしか無いです』
そうなんですよ、スタッフを信じて頑張ります。 なんといっても、当日の会場運営の主要スタッフについては全て私が人選した人員を当てています。
大阪で学会が開催されるという話を長辻学会長から聞いて 、スタッフさせてくださいとお願いしたのが３年くらい前。そこから意識的に人脈を広げて今回のスタッフを集めたんです。
スタッフはのことはめっちゃ信頼してます。これであかんかったら仕方ないってくらい信頼してます。
会場運営のスタッフ会議でも
『運営部長が会場に現れるのは何かあったときだけ、基本的にはスタッフ部屋に缶詰め』
と言われております。たぶん、私は当日なにもすることなく過ごせると思います。
いいスタッフ揃えています。
そんな大阪学会に是非おこしください。 最高のスタッフでお待ちしています。
運営部長
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風邪から復活しました事務局長Sです。ご心配おかけしました。 風邪からは復活しましたが、花粉症との格闘で体力低下気味です。
気がつけば学会まで残り3ヶ月です‼ 様々な部門で準備が進められている中、
このプログラム集は、
会員みなさんには、3月下旬に届くと思いますので、
学会スタッフの皆さん、ご尽力頂きありがとうございました。
事務局長Sより
学会運営では多くのスタッフが関わっています。たいていはいくつかの担当部門に振り分けて、その部門ごとに会議をしたり動いたりすることになりますよね。
そんなときに困るのが、学会の全貌を把握する方がいないこと。部門に分けて動いていても、どの部門が担当するのか曖昧なことがあったり、共同でやった方が効率のよい作業があったりします。
一番困るのは、押し付けあったり、気づかなかったりして「誰もやっていない」課題があったりする事。
そうならないように、大阪学会では運営部長の私と事務局長のSさんとが目を光らせています。 頑張って「俯瞰」するように心がけています。
今やっている作業をこなしながら、次の作業の段取りをする事、結構難しいんですよ。
だから今度、事務局長のSさんとトルコ料理食べに行く手配をしています。ベリーダンス見ながらトルコ料理食べて、息抜きする予定。と言っても来月になりそうですけどね。
運営部長
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学会の中心メンバーであるスタッフは結構若いんですよ。
学会事務局長は３０代です。
学会の打ち合わせ会議を仕切ったり、打ち合わせ会場の調整や議事録などの作成、名刺などの作成業務などもパパッとこなしています。
学会当日の運営を仕切る私運営部長は４４歳。
運営部門でリーダーとして頑張ってくれる予定のスタッフは２０代～３０代が中心です。
学会長とか副学会長とかは大阪の重鎮が務めていますが、実働部隊は結構若い人ががんばっているんですよ。
意外ですか？それとも妥当ですか？
私的には若いスタッフががんばっているのは妥当だと思っています。
運営部長643
参加する方にとっては、演題申し込みとか、参加申し込みとか、当日とかが楽しかったり忙しかったりするわけですが部門よっては「いま」忙しい部門があります。
プログラムの企画を担当している部門と、機関誌関連部門、機器展示関連などの部門。
あらかじめ広報や宣伝・募集しなければならない部門は今が大忙しなんですよねえ。
プログラムの案内や演題募集要綱を作成して皆様にお届けするにはかなり以前からの原稿作成が必要なんです。
また、機器展示や広告関係の募集等は関連企業さんへの案内配布等が必要で、担当部門は原稿作成に追われています。
プログラム関連などの情報は協会発行の機関誌やニュースに随時掲載予定ですので楽しみにお待ちください。
運営部長
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