学会の中心メンバーであるスタッフは結構若いんですよ。

学会事務局長は３０代です。
学会の打ち合わせ会議を仕切ったり、打ち合わせ会場の調整や議事録などの作成、名刺などの作成業務などもパパッとこなしています。

学会当日の運営を仕切る私運営部長は４４歳。
運営部門でリーダーとして頑張ってくれる予定のスタッフは２０代～３０代が中心です。

学会長とか副学会長とかは大阪の重鎮が務めていますが、実働部隊は結構若い人ががんばっているんですよ。
意外ですか？それとも妥当ですか？
私的には若いスタッフががんばっているのは妥当だと思っています。

運営部長643

参加する方にとっては、演題申し込みとか、参加申し込みとか、当日とかが楽しかったり忙しかったりするわけですが部門よっては「いま」忙しい部門があります。

プログラムの企画を担当している部門と、機関誌関連部門、機器展示関連などの部門。

あらかじめ広報や宣伝・募集しなければならない部門は今が大忙しなんですよねえ。
プログラムの案内や演題募集要綱を作成して皆様にお届けするにはかなり以前からの原稿作成が必要なんです。
また、機器展示や広告関係の募集等は関連企業さんへの案内配布等が必要で、担当部門は原稿作成に追われています。

プログラム関連などの情報は協会発行の機関誌やニュースに随時掲載予定ですので楽しみにお待ちください。

運営部長

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スタッフが多いので希望日を調整して下見は２回実施予定です。次は来月の１０日。

昨日の感想は冷房が稼働していない空っぽの館内が暑かったってことかな。１階は涼しいんですけど、ほかは暑かった。

さて、見学の中身ですが、ほぼすべてのフロアーを見学。会場の広さは十分あると思います。ただ、人の動きを考えると発表会場以外の部分「廊下」とか各階のウロウロできるスペースが少し狭いように感じました。ここの導線をどう工夫するかが参加者に快適に過ごしていただけるかどうかが決まるように思います。

メインホールは良かったですよ。あそこで発表してみたいって思いました。
学会初日に誰も入っていないメインホールで「マイクテスト」したら気分がいいだろうってことをスタッフと話していました。
誰がマイクテストするのかな？

まあ、私は本部張り付きなのでなかなかメインホールには行けないと思いますが。

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運営部長

きれいな朝焼けで大阪はスタートしました。

さて今日は１回目の会場下見です。

実際に感じる会場の広さや人の出入り、受付の設置のスペースやら、人の動きの導線、どこに何を置いてどこに人を配置すればよいのかなどなど考えないといけないことは山盛りです。

なかなか楽しみです。

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運営部長

あまり興味ないかもしれませんが、学会運営のことをちょっと書いてみます。

会議の連絡や情報交換の基本はメーリングリストです。日々いろんなメールが飛び交っています。現時点でメーリングリストに登録されているアドレスは５０です。一人のスタッフで複数のアドレスを登録されている方もいます。でも現時点で運営にかかわっていうスタッフは約40名程度います。これから増える一方でしょうね。

議事録や各種マニュアルなどはクラウド管理しています。多くのスタッフが、いつでもだれでも最新の情報を閲覧できる体制を整えています。そちらの管理の中心は事務局長さんを中心に行っています。
メールへの添付だけだと、どのファイルが最新のものなのかわからなくなったりすることもあるのでクラウド管理することにしました。

クラウドとメーリングリストこの2つで情報を共有しています。

運営部長

カウンターを設置していますが、早くも400になろうとしています。わたくし運営部長が個人で開設しているブログにも比較対象とするために同日にカウンターを設置しています。そちらのほうの伸びは今一つなんですよね。

だからこの学会ブログはそれなりに注目されているんでしょうね。
努力して更新作業しますね。

ツイッターもフォローしてくださる方が30名を超えました。ありがとうございます。

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運営部長

学会の運営会議ではいろんな意見が交わされています。
いかに多くの方に大阪に来てもらうのか、というのも話題の一つです。

47学会の公式ホームページに関しては学会の広報部が担当しています。
学会に関する公式な情報は学会ホームページに集約しています
http://otgakkai.com/
上記が公式ホームページのアドレスです。

それ以外にもいろんな方法で学会の情報を発信できないかという意見もあり、公式情報ではないものの、学会のことを伝える手段として運営することにしたのがブログとツイッターです。
学会当日にもいろんな情報を参加者に伝えることができないかということで、ほかの方法も検討しています。

私はツイッター初体験なのですが、たぶんツイッターを利用して学会当時もの参加者の方に多くの情報を伝えることができると思います。ツイッターを利用されている方はフォローしてみてください。

ブログとツイッターに関しては学会スタッフの中でもIT系オタクの運営部長が担当しています。

運営部長

全国学会運営のためにいろんな部門に分かれて準備をしています。

ブログ主担当の私は運営部門の部長をしています。

運営部の仕事を大雑把にいうと「当日の運営を仕切る」ことにあります。
今年の宮崎学会ではOTRとOT学生を合わせて　のべ500人程度が運営に携わっていると聞いています。

大阪では宮崎とは異なり会場が１階～１２階まであるんです。メインとなるのは３・５・１０・１２階となります。そうなるとスタッフも各階に配置する必要があり５００人を超えるスタッフが必要になるのではないかとただ今大阪の多くの作業療法士に声をかけつつ、大阪の養成校への依頼準備をしているところです。

想定で約５０００人の来場を設定しています。そのおもてなしをさせていただくのが運営部門。皆様が気分よく学会にご参加していただけるように、しっかり準備していきます。

運営部長

2012年8月9日の学会実行委員会にてブログの運用が正式承認されました。
近日中に学会公式ホームページにリンク用バナーを設置していただける予定です。
一安心です。

運営部長

実行委員会の承認のための、閲覧をしてもらうためにブログをオープンにしていますが、本日現在では仮運用です。

正式公開まで、質問などへの回答は行いません。

運営部長

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