学会運営では多くのスタッフが関わっています。たいていはいくつかの担当部門に振り分けて、その部門ごとに会議をしたり動いたりすることになりますよね。
そんなときに困るのが、学会の全貌を把握する方がいないこと。部門に分けて動いていても、どの部門が担当するのか曖昧なことがあったり、共同でやった方が効率のよい作業があったりします。
一番困るのは、押し付けあったり、気づかなかったりして「誰もやっていない」課題があったりする事。
そうならないように、大阪学会では運営部長の私と事務局長のSさんとが目を光らせています。 頑張って「俯瞰」するように心がけています。
今やっている作業をこなしながら、次の作業の段取りをする事、結構難しいんですよ。
だから今度、事務局長のSさんとトルコ料理食べに行く手配をしています。ベリーダンス見ながらトルコ料理食べて、息抜きする予定。と言っても来月になりそうですけどね。
運営部長
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１月22日にも書いていますが、プログラム集がホントに山場。
担当スタッフによると来週にはすべての作業を終えて、あとは業者による印刷、発送に持っていきたいとのこと。
さあ、皆さん頑張りましょう!!
運営部長
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学会場への交通ルートは都会な大阪なのでいくつかあります。
運営部長一押しの交通ルート「最寄駅」は京阪電車中之島線「中之島（大阪国際会議場）駅」です。
今どきの参加者の皆さんなら、携帯やスマホで乗換検索とかルート検索して会場入りされることと思います。検索の際にはぜひ目的地に京阪電車 中之島駅 と入力してください。
駅の階段を上がるとすぐ横に学会場があります。雨が降っていても問題ありません。
大丈夫です。
お泊りの方もいろんな乗換パターンありますが、ぜひ中之島駅 覚えておいてください。いろんなルートで乗換が可能です、どこからでも迷いません。大阪市内では新しい新線の駅になりますので大変美しい駅です。
迷わないためにも、京阪電車 中之島駅 をご利用ください。
運営部長
今回の最も大きなセールスポイントは、賛否両論あるとは思いますがプログラム編成にあります。
今年のプログラムには何とお昼の休憩時間がありません。
2日目には夕方からのプログラム「ナイトセミナー」も組み込まれています。
ノンストップな3日間のプログラム構成になっています。
どの会場で何を聞けばよいのかわからない参加者の方はとりあえず「メインホール」に座っていただいてると退屈することはありません。
「プログラムに迷ったらメインホールへGO」
これで3日間楽しく過ごせます。
運営部長
ポスター会場は二ヶ所、三階フロアーの機器展示エリアを挟んでの左右に位置するので「ポスターR」「ポスターL」としています。
以前にも書きましたが、各会場にそれぞれ170枚のポスターを掲示します。一日辺り340枚。初日と２日目で入れ替えますので、計680枚程度のポスター発表があります。
１日を三回に分けて発表の時間を設定しました。ポスター演者の方に一時間ほどポスター前で待機していただくというスタイル。隣り合わせの方同士が同じ時間帯にならないように配分しました。
このポスターの並びを考えてくれたのが、Uさん。色々煮詰まっていた私が、無理やり「並び方考えてくれぇ」と無茶な依頼をしたにもにも関わらず、二つ返事で引き受けてくださり、翌日の午前中には仕上げるという 早業で期待に応えてくれました。
ポスター発表にはUさんの素早い仕事が貢献しているんです。
並び方を考えてくれた報酬はランチ一回分。学会予算ではなく私のポケットマネーからの支出でランチをご一緒させていただきますので、Uさんしばらくお待ちください。
以上、ポスター発表の裏側でした。
運営部長
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昨日はタイトルの会議でした。 主要なスタッフ12名程での会議。
プログラムの骨子や演題の会場割りがほぼ決定してきましたので、この辺りから会場運営に関する本格的な作業が開始となります。
それぞれの担当会場、役割ごとにマニュアル作成を行います。また、スタッフ不足に備えて、府下の養成校にも学生の協力を呼び掛けています。
来月末くらいからは、スタッフエントリーの受付を開始することも決まりました。
とにもかくにも、スタッフ集めが私の役割なんです。 会場運営の主要なスタッフは、ここ数年の間に私とご縁があった作業療法士のかたにお願いしています。私のめんどうくさいキャラクターを理解してはる方ばかりなので、やりやすいと思います。
マニュアル作成とスタッフ集めが当面の課題です。
頑張るよー
運営部長
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平穏だった週末。
それが明けると電話とメールのラッシュでした。
訪問業務なので、一軒終わるたびに事務所から「利用者さんの変更がないかなあ」ってスマホを確認するのですが、そのたびに
着信アリ 〇件とか
メッセージあり〇件とか
メール〇件とか
表示されています。昨日は週あけなので特に多かったなあ。訪問の利用者さんも昨日はつまっていたので各所への連絡が後回しになってしまいました。
お許しください。
なるべく早く対応しますね。携帯からスマホに代えて半年、大活躍しています。
運営部長
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えー、連日100通近いメールに目を通している私と事務局長のSさん。
週末の土日はメールの数もグッと少なくてちょっとホッとします。
私の場合、訪問業務なのでパソコンの前でメールチェックできません。すべてのメール転送させてスマホでチェックしています。大事なメールや返信が必要なメールにはスターマークというのをgmailでつけておいて、時間のあるときに返信しています。
メールだけなら大丈夫なのですが、大きな添付ファイルはスマホではチェックしづらいのが難点。タブレットに憧れます。
運営部長
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今回のポスター発表は同じフロアーにある2会場で行います。
現在、その並びというか配置図考えていまして、塗り絵しています。1会場に170枚。どんな並びや、順番するか会場配置図に色を塗り分けています。
エクセルでやっているので目がチカチカするというか、めまいしそうです。
夢にも出てきそうです。
運営部長
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プログラム集の編集作業が山場を迎えています。
各担当が急ピッチで作業しています。
毎日メールが飛びまくっています。
メールのが確認作業が大変です。
みなさまのお手元には三月くらいには届くのではないでしょうか？
運営部長
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